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如何对办公室文件实施5s管理制度?

时间:2023-03-10    热度:℃    作者:网友     来源:互联网


 

 

  如何对办公室文件实施5S管理制度?精卓咨询5s管理专家介绍:企业实施办公室5S标准化管理活动中最重要的一项就是办公室文件的处理。如何对办公室文件进行置放将是办公室5S标准化管理制度的一个重要环节。下面就是办公室文件的处理方法,也是企业办公室的5S推行方法。

 

 

  首先、建立文件管理的流程。

 

 

  (一)从前文件和单据由各个从业人员保管,没有一定的保管基准。因此,需先制定文件及单据管理流程是:保管→保存→废弃。

 

 

  (二)所谓的保管,就是将文件装在文件夹里,在工作职场的保管库里放置一定期间,超过一定期间后,就做废弃物处置或移往其他仓库保存。

 

 

  (三)所谓的保存,就是在仓库里永久放置或放置一定期间,除永久保存的文件外,其余文件经过一定期间后,就当做废弃物处置。

 

 

  其次、一个部门须制定一套文件管理规定。

 

 

  各个从业员根据自己的需要进行保管,出现同一部门的同一份文件和单据,在多个从业员处保管的现象发生,所以为了不增加不必要的文件,决定「一个部门一套文件」的制度,由从业人员个人保管的文件,全部集中到一个地方,可以做到「资讯共用化」。

 

 

  三、拆掉办公桌侧面的抽屉。

 

 

  (一)实施一个部门一套文件的制度以后,资讯变成共用化,文件已经集中管理,因此不需要有太多的抽屉,且需经常发现侧面的抽屉放置得乱七八糟的东西,所以可以建议办公桌侧面的抽屉拆掉,但切记要拆掉侧面抽屉时,要先告知从业人员拆掉的原因。

 

 

  (二)拆掉办公桌侧面抽屉的目的。

 

 

  拆掉办公桌侧面抽屉以后,可以有效的利用有限的空间。

 

 

  拆掉办公桌侧面抽屉以后,真正实施文件共用化。

 

 

  再次、改变文件的保管方式。

 

 

  (一)从前文件都放在文件柜里保管,经过一段期间没有整理处置,等到发现文件柜不够用时,又再购买文件柜的作法,一定要有所改变。

 

 

  (二)文件的保管要采用以下两种方式:

 

 

  公开文件管理体系:采用文件共用化,所以文件柜长期呈现开放式的状态,什麽文件在什麽地方可以一目了然。

 

 

  非公开文件之体系:非公开文件管理体系主要是针对会计、人事等机密性文件,置於不能随便取阅的文件柜里保管。

 

 

  最后、文件夹的整理方法。

 

 

  (一)对於文件夹的5S标准化管理方法,可以规定基准来分类管理。建议采行的分类方式:

 

 

  按客户分类。

 

 

  按形式分类。

 

 

  按一般文件分类。

 

 

  按主题分类。

 

 

  按标题分类。

 

 

  (二)文件夹之5S标准化管理应该以颜色来分类管理。建议采行的分类方式:

 

 

  蓝色:管理类。

 

 

  绿色:制造、其他类。

 

 

  黄色:蓝图类。

 

 

  红色:标准、规格类。

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